La Historia
Marta Sitjar se graduó en odontología y en 2008 inauguró su primera clínica dental: Clínica Marta Sitjar.
Era un consultorio modesto: un gabinete, una pequeña sala de espera, baño y almacén.
Pero también era algo más importante: el comienzo de una forma diferente de entender la odontología. Gracias a la confianza de sus pacientes y a la acogida del barrio, el proyecto empezó a crecer.
La clínica se fue convirtiendo en un lugar donde cada persona era atendida con cariño y donde se escuchaban sus necesidades y se cuidaban los detalles. Con el tiempo se incorporaron nuevos profesionales, el equipo fue creciendo y también lo hicieron las instalaciones.
Sebastián Martorell no es dentista. Es empresario, su visión de la clínica, de la que es copropietario junto a Marta Sitjar, en Mallorca es la de quien mira desde fuera de la rueda: automatizar, medir y mejorar. Cuando encontró Kokuai, a través de una búsqueda en Google, ya llevaba tiempo buscando una herramienta que resolviese un problema muy concreto: la recepción estaba atrapada.
La integración inicial fue “espectacularmente bien”, en sus propias palabras. Los recordatorios automáticos (72 horas, 48 horas y el día de la cita) sustituyeron de inmediato las gestiones manuales. Pero Sebastián no se quedó ahí: empezó a ajustar las plantillas desde un enfoque psicológico, eliminando las opciones de reagendar o anular del mensaje para que cancelar una cita requiriese un esfuerzo activo del paciente.
El resultado fue una reducción sostenida de ausencias: del 10% inicial hasta alrededor de un 3%. Ahora Sebastián prueba el bot de IA con la misma exigencia: "Quiero ponerlo a prueba, chincharlo y chincharlo, porque si yo lo hago y el paciente medio no llega ahí, es muy poco probable que cometa un error." Sigue afinándolo antes de dejarlo operativo
Como usa Kokuai
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Recordatorios automáticos personalizados
Tres envíos por cita (72h, 48h y el día), con plantillas diseñadas para reducir cancelaciones desde la psicología del mensaje: solo aparece la opción de confirmar.
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Bot de IA para limpiezas _ En fase de prueba
En fase de pruebas para agendar limpiezas periódicas. De momento en fase de test, afinándolo junto al equipo de Kokuai antes de dejarlo operativo con pacientes reales.
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Integración con Gesden
Kokuai lee la agenda de Gesden y sincroniza confirmaciones, recalls y estado de citas, sin trabajo manual de traspaso de datos.
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Recalls importados
Los recalls de Gesden se cargan en Kokuai, donde ya están listos para su envío. La siguiente fase, automatizarlos por completo, está en camino.
Adopción e implementación
La implementación de Kokuai en Clínica Dental Establiments fue directa y sin fricciones desde el inicio. El equipo lo adoptó de forma natural gracias a la claridad de las funcionalidades y al acompañamiento del equipo de Kokuai.
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Integración desde el primer día. La conexión con Gesden funcionó de forma inmediata. Los recordatorios empezaron a salir automáticamente desde el arranque, sin formaciones largas ni configuraciones complejas.
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Personalización continua. Sebastián fue ajustando las plantillas de forma iterativa a medida que iba probando respuestas de pacientes, armado siempre de un criterio claro: si facilitas cancelar, más cancelaciones habrá.
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Bot de IA en fase de pruebas. Tanto él como las dos higienistas de la clínica están poniendo a prueba el bot actualmente, trabajando con el departamento de soporte para afinar e implementar mejoras.
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Soporte directo con el equipo de Kokuai. El acompañamiento al inicio fue muy cercano. Sebastián valora que sus peticiones se escuchan, aunque reconoce que a veces el desarrollo va más lento de lo que le gustaría, ya que Kokuai está inmerso en continuas implementaciones. Es exigente porque cree en la herramienta.
Qué ha cambiado con Kokuai
Los cambios se notan tanto en la operativa diaria del equipo como en la gestión estratégica de la agenda.
Para el equipo
Más de 2 horas liberadas en recepción cada día. El tiempo que se iba en gestionar confirmaciones por WhatsApp y teléfono se ha recuperado para la atención real al paciente.
Recepción liberada de la gestión repetitiva. El tiempo que antes se iba en confirmar citas una a una ahora lo lleva la automatización. El equipo se centra en atender al paciente, no en perseguir WhatsApps
Plantillas adaptadas a la clínica. Cada mensaje refleja la voz y la filosofía de la clínica, configuradas por el propio equipo según el tipo de tratamiento.
Para el negocio
Ausencias reducidas del 10% al 3%. La combinación de recordatorios automáticos y plantillas psicológicamente diseñadas ha eliminado la mayor parte de las cancelaciones de última hora.
Agenda más predecible y densa. Menos huecos inesperados significa más producción real por día sin aumentar el número de citas agendadas.
Visión empresarial aplicada a la clínica. Kokuai ha permitido a Sebastián trasladar su mentalidad de optimización y automatización a la gestión del día a día sin necesidad de depender del equipo clínico para cada ajuste.
Crecemos con nuestros clientes
Sebastián Martorell es uno de los usuarios que más lejos lleva la herramienta, y también uno de los que más retroalimentación aporta al producto. Lo que pide hoy, otros clíentes lo necesitarán mañana.
ACTIVO HOY
Recordatorios automáticos por WhatsApp: 72h, 48h y día de la cita con plantillas personalizadas.
Bot de IA para limpiezas En pruebas — agendación automática de limpiezas periódicas. En fase de test antes de operar con pacientes reales
Integración con Gesden: carga automática de agenda y recalls
Gestión de recalls en Kokuai: con nuevo icono de creación de recall disponible
EN CAMINO
Recalls automáticos
Próximo
envío automático según fecha de recall en Gesden, con las plantillas ya configuradas en Kokuai. Sebastián lleva más de un año depurando sus datos para estar listo en cuanto llegue.
Consentimientos digitales
Próximo
Firma telemática de documentos directamente por WhatsApp, integrada en el flujo de cita.
Automatización de mensajes
El asistente de IA responderá preguntas frecuentes que llegan los fines de semana y fuera de horario, sin que recepción tenga que gestionarlos el lunes.
La Clínica
“Kokuai va en camino de ser el complemento perfecto a Gesden en relación a la agenda. En cuanto Kokuai integre todas las funciones de la agenda de Gesden y permita automatizar la gestión y envío de los recalls, se podrá prescindir de la parte de agenda de Gesden”
