La Historia
Sebastián Martorell no es dentista. Es empresario, y su visión de la clínica dental de su familia en Mallorca es la de quien mira desde fuera de la rueda: automatizar, medir y mejorar. Cuando encontró Kokuai, a través de una búsqueda en Google, ya llevaba tiempo buscando una herramienta que resolviese un problema muy concreto: la recepción estaba atrapada.
Más de 4 horas al día se iban en atender WhatsApps y llamadas de confirmación. Los pacientes confirmaban el martes y el jueves ya se habían olvidado. Las ausencias semanales superaban el 20% de la agenda, y los huecos se generaban de forma impredecible. La clínica funcionaba, pero con demasiado ruido.
La integración inicial fue “espectacularmente bien”, en sus propias palabras. Los recordatorios automáticos (72 horas, 48 horas y el día de la cita) sustituyeron de inmediato las gestiones manuales. Pero Sebastián no se quedó ahí: empezó a ajustar las plantillas desde un enfoque psicológico, eliminando las opciones de reagendar o anular del mensaje para que cancelar una cita requiriese un esfuerzo activo del paciente.
El resultado fue una reducción sostenida de ausencias: del 20% inicial hasta alrededor de un 5%. Y cuando llegó el bot de IA, Sebastián lo prueba con la misma filosofía: “Quiero poner a prueba al bot, quiero chincharlo y chincharlo, porque si yo lo hago y el paciente medio no llega ahí, es muy poco probable que cometa un error.” Hasta la fecha: cero fallos detectados.
Como usa Kokuai
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Recordatorios automáticos personalizados
Tres envíos por cita (72h, 48h y el día), con plantillas diseñadas para reducir cancelaciones desde la psicología del mensaje: solo aparece la opción de confirmar.
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Bot de IA para limpiezas y revisiones
Gestiona la agendación de limpiezas y revisiones periódicas sin intervención del equipo. Probado intensivamente y sin errores desde su puesta en marcha.
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Integración con Gesden
Kokuai lee la agenda de Gesden y sincroniza confirmaciones, recalls y estado de citas en tiempo real, sin trabajo manual de traspaso de datos.
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Recalls importados automáticamente
Los recalls de Gesden se cargan en Kokuai, donde ya están listos para su envío. La siguiente fase, automatizarlos por completo, está en camino.
Adopción e implementación
La implementación de Kokuai en Clínica Dental Establiments fue directa y sin fricciones desde el inicio. El equipo lo adoptó de forma natural gracias a la claridad de las funcionalidades y al acompañamiento del equipo de Kokuai.
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Integración desde el primer día. La conexión con Gesden funcionó de forma inmediata. Los recordatorios empezaron a salir automáticamente desde el arranque, sin formaciones largas ni configuraciones complejas.
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Personalización continua. Sebastián fue ajustando las plantillas de forma iterativa a medida que iba probando respuestas de pacientes, armado siempre de un criterio claro: si facilitas cancelar, más cancelaciones habrá.
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Bot de IA probado en condiciones reales. Tanto él como las dos higienistas de la clínica pusieron a prueba el bot durante días, enviando peticiones inusuales y casos extremos. Resultado: cero errores detectados desde su activación.
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Soporte directo con el equipo de Kokuai. El acompañamiento en los primeros meses fue muy cercano. A medida que la plataforma ha crecido, Sebastián valora que la atención siga siendo ágil y que sus peticiones de mejora se escuchen.
Qué ha cambiado con Kokuai
Los cambios se notan tanto en la operativa diaria del equipo como en la gestión estratégica de la agenda.
Para el equipo
Más de 4 horas liberadas en recepción cada día. El tiempo que se iba en gestionar confirmaciones por WhatsApp y teléfono se ha recuperado para la atención real al paciente.
Bot de IA que gestiona limpiezas sin intervención. Las citas de mantenimiento periódico se agendan automáticamente, sin que el equipo tenga que llamar ni escribir.
Plantillas 100% adaptadas a la clínica. Cada mensaje refleja la voz y la filosofía de la clínica, configuradas por el propio equipo según el tipo de tratamiento.
Para el negocio
Ausencias reducidas del 20% al 5%. La combinación de recordatorios automáticos y plantillas psicológicamente diseñadas ha eliminado la mayor parte de las cancelaciones de última hora.
Agenda más predecible y densa. Menos huecos inesperados significa más producción real por día sin aumentar el número de citas agendadas.
Visión empresarial aplicada a la clínica. Kokuai ha permitido a Sebastián trasladar su mentalidad de optimización y automatización a la gestión del día a día sin necesidad de depender del equipo clínico para cada ajuste.
Crecemos con nuestros clientes
Sebastián Martorell es uno de los usuarios que más lejos lleva la herramienta, y también uno de los que más retroalimentación aporta al producto. Lo que pide hoy, otros clíentes lo necesitarán mañana.
ACTIVO HOY
Recordatorios automáticos por WhatsApp: 72h, 48h y día de la cita con plantillas personalizadas.
Bot de IA para agendación de revisiones: limpiezas y revisiones periódicas sin intervención del equipo
Integración con Gesden: carga automática de agenda y recalls
Gestión de recalls en Kokuai: con nuevo icono de creación de recall disponible
EN CAMINO
Recalls automáticos
Próximo
envío automático según fecha de recall en Gesden, con las plantillas ya configuradas en Kokuai. Sebastián lleva más de un año depurando sus datos para estar listo en cuanto llegue.
Consentimientos digitales
Próximo
Firma telemática de documentos directamente por WhatsApp, integrada en el flujo de cita.
Automatización de mensajes
El asistente de IA responderá preguntas frecuentes que llegan los fines de semana y fuera de horario, sin que recepción tenga que gestionarlos el lunes.
La Clínica
“La herramienta es increíble si la puedo autogestionar yo. Cuando el automatismo de los recalls esté, yo hago así y cierro el pantallazo de Gesden y cojo solo Kokuai.”
