La Historia
Clínicas Miravé es una de las clínicas dentales de mayor volumen de España. Con 27 gabinetes repartidos entre dos centros en Barcelona, atienden a más de 400 pacientes al día. Un volumen que, bien gestionado, es una fortaleza. Pero que, con procesos manuales, se convierte en un cuello de botella permanente.
El problema era estructural: las 5 recepcionistas estaban constantemente saturadas atendiendo un volumen altísimo de llamadas — más de 1.200 llamadas a la semana, de las cuales aproximadamente 200 se perdían sin poder ser atendidas. Pero el mayor desgaste venía de otro lado: los doctores, para asegurarse de que sus agendas estuvieran cubiertas, pedían a sus auxiliares que llamaran uno a uno a todos los pacientes para confirmar la cita. Entre 20 y 30 llamadas por doctor, cada día.
El sistema de SMS que usaban antes no proporcionaba ningún feedback visual: nadie sabía si el paciente había leído el mensaje ni si iba a presentarse. Los doctores llegaban por la mañana sin saber qué tenían por delante. Y los huecos por cancelaciones tardías eran imposibles de rellenar.
Con la implementación de Kokuai, el sistema empezó a enviar confirmaciones de cita por WhatsApp con 48 horas de antelación. Al instante, la agenda del día mostró un semáforo en tiempo real: bolita verde (confirmado), amarilla (pendiente), roja (cancelado). Los doctores podían revisar su agenda desde primera hora sin depender de nadie. Y gracias a ese margen de 48 horas, las cancelaciones se detectan con tiempo suficiente para gestionar los huecos de forma más eficiente.
Las llamadas manuales de confirmación desaparecieron. Las auxiliares recuperaron horas de trabajo para dedicarlas a otras funciones. Y las encuestas de satisfacción automáticas enviadas tras cada visita empezaron a traducirse en más de 15 reseñas de 5 estrellas en Google cada semana.
Qué ha cambiado con Kokuai
Los resultados se notan en dos planos: en el día a día del equipo y en los números del negocio.
Para el equipo
Cero llamadas de confirmación manuales. Los auxiliares dejaron de llamar paciente a paciente. Decenas de llamadas diarias eliminadas por completo.
Un nuevo canal para los pacientes. WhatsApp ofrece a los pacientes una vía más cómoda para contactar con la clínica, sin la inmediatez que exige una llamada telefónica, lo que ayuda a canalizar consultas de forma más fluida.
Agenda visible desde primera hora. Los doctores llegan sabiendo qué tienen por delante: confirmado, pendiente o cancelado, sin depender de nadie.
Cancelaciones gestionadas con más margen. La confirmación con 48 horas de antelación permite detectar huecos con tiempo y trabajar la lista de espera de forma más eficiente.
Para el negocio
Menos ausencias, más facturación. Con confirmaciones por WhatsApp, los no-shows se redujeron de forma significativa. Menos huecos vacíos, más ingresos.
+15 reseñas de 5 estrellas en Google cada semana. Las encuestas de satisfacción automáticas tras cada visita se han convertido en una fuente constante de reputación online.
+30 horas liberadas en recepción cada semana. Sin las llamadas de confirmación manuales, el equipo recuperó tiempo real para atender lo que importa.
Presencia activa fuera del horario de apertura. Los mensajes recibidos cuando la clínica está cerrada tienen respuesta automática inmediata. Ninguna oportunidad se pierde.
Crecemos con nuestros clientes
Kokuai no es una herramienta estática. Clínicas Miravé empezó con las funcionalidades esenciales y ya tiene en marcha las siguientes. El objetivo es siempre el mismo: que la clínica pueda hacer más con el mismo equipo.
ACTIVO HOY
Confirmación de cita por WhatsApp — con semáforo visual en agenda
Encuestas de satisfacción automáticas — +15 reseñas Google/semana
Respuesta automática fuera de horario — ningún mensaje sin respuesta
Gestión centralizada de WhatsApp — cada recepcionista con su usuario
EN CAMINO
Bot de IA para agendación
Los pacientes podrán agendar, modificar o cancelar cita por WhatsApp a cualquier hora, sin intervención del equipo.
Recalls automáticos
Próximo
Los pacientes con revisión pendiente recibirán un mensaje automático para que agenden sin que nadie tenga que llamarles. Con 300 recalls pendientes en abril, el impacto será inmediato.
Bot telefonico con IA
Próximo
Atenderá llamadas de higienes, cambios de cita y consultas frecuentes de forma autónoma.
Así fue la implementación
Una clínica de 27 gabinetes tiene casuísticas que una clínica pequeña no tiene. Más doctores, más tipos de cita, más configuración. Aun así, el proceso fue llevadero desde el principio.
Puesta en marcha sin complicaciones. La implementación inicial fue sencilla. El volumen de Miravé requirió algo más de configuración que una clínica estándar, pero el equipo de Kokuai acompañó el proceso en cada paso.
Adaptación natural del equipo. Al principio, las recepcionistas percibían WhatsApp como una tarea más. En poco tiempo, pasó a ser parte natural de su forma de trabajar — cada una con su propio usuario dentro de la plataforma.
El personal auxiliar, el más beneficiado. Quienes más notaron el cambio fueron los auxiliares: dejaron de hacer decenas de llamadas de confirmación al día y recuperaron tiempo para dedicarlo a los pacientes.
Clínicas Miravé
Antes los auxiliares pasaban gran parte del día haciendo llamadas de confirmación. Era una tarea que consumía mucho tiempo y generaba más llamadas a recepción. Desde que usamos Kokuai, los doctores pueden ver el estado de su agenda desde primera hora y el equipo se ha podido enfocar en lo que realmente importa: atender bien a los pacientes.
