La Historia
Clínica Domenech lleva más de diez años atendiendo a sus pacientes. Con 7 gabinetes y entre 100 y 150 citas al día, la clínica tiene un volumen importante de comunicación con pacientes: confirmaciones, recordatorios, seguimientos, recalls y mensajes de redes sociales que entran a cualquier hora.
Antes de Kokuai, todo se gestionaba de forma manual. El equipo de recepción enviaba confirmaciones por WhatsApp desde el teléfono de la clínica, pero la misma conversación donde entraban los sí confirmo también recibía cientos de mensajes de información: preguntas de pacientes, solicitudes de cita, mensajes de redes sociales. El resultado era una bandeja saturada que nadie podía revisar en tiempo real.
El reto era doble: en noviembre de 2025, la clínica inició con Kokuai al mismo tiempo que migraba a un nuevo software de gestión y estrenaba nuevas instalaciones. Tres cambios en paralelo que en cualquier otra herramienta habrían resultado en un caos de adopción. Alicia, que coordinó todo el proceso, lo describe como un arranque por fases: primero lo esencial, y ampliando según el equipo iba ganando confianza.
Hoy, seis meses después, los recordatorios de cita son completamente automáticos. Las encuestas de satisfacción se envían solas tras cada visita y generan una media de 40 reseñas positivas al mes en Google, todas de 5 estrellas. Los recalls que antes quedaban en rojo y sin respuesta ahora se gestionan con el asistente, que detecta la intención del paciente y facilita la reagendación. Y el equipo ya tiene el asistente de IA en configuración para el siguiente paso.
Qué ha cambiado con Kokuai
Los resultados se notan en el día a día del equipo y en la reputación online de la clínica.
Para el equipo
Cero WhatsApps manuales de confirmación. El equipo ya no envía ni revisa confirmaciones a mano. Todo llega, se envía y se registra de forma automática.
Conversaciones ordenadas. Los mensajes de información, confirmación y redes sociales ya no se mezclan. Cada conversación tiene su lugar.
Adopción sencilla, incluso en un momento de triple cambio. El equipo adoptó Kokuai a la vez que migraba de software y estrenaba instalaciones. Cualquier herramienta que quitara trabajo manual encontraba buena acogida desde el primer día.
Soporte humano y resolutivo, siempre disponible. Uno de los mayores puntos de dolor con el software anterior era la falta de acompañamiento. Con Kokuai, Alicia tiene una persona de contacto directa que coge el teléfono, responde al momento y resuelve sin burocracia. Para una clínica que arrancó con todo cambiando a la vez, ese soporte marcó la diferencia.
Para el negocio
~40 reseñas de 5 estrellas al mes en Google. Las encuestas automáticas tras cada visita generan un flujo constante de reputación online, con reseñas de limpiezas, cirugías y primeras visitas.
Recalls reactivos. Los pacientes que antes no respondían ahora responden y reagendan a través del bot. Menos pacientes perdidos, más agenda ocupada.
Mensajes de redes sociales centralizados. Los mensajes del fin de semana o de madrugada ya no se pierden. Entran a Kokuai y se gestionan en el mismo flujo que el resto.
Base sólida para escalar. En seis meses han pasado de los recordatorios básicos a recalls, citas largas, redes y asistente de IA en configuración. La curva de adopción ha sido constante y sin fricción.
Crecemos con nuestros clientes
Clínica Domenech empezó con lo esencial y ha ido activando funcionalidades a su ritmo. El objetivo siempre es el mismo: que la clínica pueda hacer más con el mismo equipo.
ACTIVO HOY
Recordatorios automáticos de cita: confirmaciones por WhatsApp sin tocar nada
Encuestas de satisfacción y reseñas Google: ~40 reseñas/mes de 5 estrellas
Bot de Recalls: pacientes que respondían poco ahora reagendan activamente
Citas largas y mensajes de redes sociales: toda la comunicación centralizada en Kokuai
EN CAMINO
Asistente de IA para agendación:
Próximo
los pacientes podrán agendar limpiezas, primeras visitas, revisiones y urgencias por WhatsApp a cualquier hora. El asistente identificará si es paciente nuevo o existente y gestionará el flujo adecuado.
Automatización de mensajes
de redes sociales
Próximo
El asistente de IA responderá preguntas frecuentes que llegan por Instagram los fines de semana y fuera de horario, sin que recepción tenga que gestionarlos el lunes.
Consentimientos digitales
Firma telemática de documentos directamente por WhatsApp, integrada en el flujo de cita.
Un arranque diferente al habitual
Lo que hace especial el caso de Clínica Domenech es el contexto en que arrancaron: en noviembre de 2025, mientras activaban Kokuai, la clínica también estrenaba nuevas instalaciones y migraba a un nuevo software de gestión. Tres cambios en paralelo que cualquier equipo podría encontrar abrumadores.
🚀
Arranque por fases, no de golpe. En lugar de activar todo a la vez, empezaron con los recordatorios básicos y fueron añadiendo funcionalidades según el equipo las dominaba. Poco a poco, sin prisa y sin caos.
👥
Adopción natural del equipo. Para recepción, el cambio fue bienvenido desde el primer día: cualquier herramienta que quitara trabajo manual encontraba buena acogida. No hubo resistencia, hubo alivio.
🧠
Curiosidad por las automatizaciones. Alicia no se quedó en lo básico: asistió al webinar de automatizaciones de Kokuai y desde entonces ha ido añadiendo flujos nuevos de forma autónoma. Su objetivo es automatizar todo lo que sea posible.
💪
Decisión clara ante la alternativa. Su propio software de gestión también les ofreció su módulo de WhatsApp. La comparativa fue sencilla: con esa opción las conversaciones no se ven en tiempo real y hay que entrar constantemente a revisar. Con Kokuai, todo fluye de otra manera.
Clínica Domenech
Me encanta Kokuai. Mejor atención al paciente y disponer de más tiempo para seguir atendiéndolos mejor. Quiero automatizar todo lo que pueda y más. Ya quitamos los ruedines y salimos.
